Úřad pro ochranu osobních údajů zveřejnil nedávno stanovisko, ve kterém se vypořádává s otázkou evidence návštěvníků při vstupech do budov a kopírování jejich dokladů. Zásadní roli v těchto otázkách dle stanoviska hraje účel.
Pravděpodobně každý z nás se snad již alespoň jednou za život setkal se situací, kdy po nás při vstupu do určitých prostor resp. budov bylo vyžadováno poskytnutí části našich osobních údajů, a to především našeho jména a příjmení a také jména osoby, za kterou jdeme. Z pohledu Úřadu pro ochranu osobních údajů je vyžadování takovýchto identifikačních údajů ve zmíněném rozsahu zcela legitimní v případě návštěvy budov, které nejsou běžně určeny k návštěvám veřejností (kancelářské budovy, výrobní zařízení apod.). Vlastník budovy takto dle úřadu jen uplatňuje právo chránit svůj majetek a bezpečnost způsobem, který je přiměřený charakteru dané budovy a dalším okolnostem.
Dále pak platí, že zpracování výše uvedených osobních údajů v daném rozsahu je v souladu se zákonem č.101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, pokud je toto zpracování prováděno za účelem následné identifikace návštěvníka pro případ mimořádné události přímo či nepřímo související s pobytem návštěvníka v dané budově. Může se zde jednat například o vznik majetkové škody nebo bezpečnostní incident.
Nicméně, je nutné dodat, že dle názoru regulátora je již za hranicí přípustnosti od návštěvníků vyžadovat bez náležitého konkrétního důvodu navíc další osobní údaje (adresa bydliště apod.). Tím by už mohlo dojít k porušení výše zmíněného zákona o ochraně osobních údajů. Zákon totiž stanoví, že je možné shromažďovat pouze osobní údaje odpovídající stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění tohoto účelu. K porušení zákona by tak docházelo také pořizováním a uchováváním kopií nejrůznějších druhů dokladů a jiných listin v držení fyzických osob, neboť tyto dokumenty obsahují zpravidla další osobní údaje, jako je například podpis držitele, jeho rodinný stav atd.
V této souvislosti je vhodné zmínit existenci obecného zákazu pořizování kopií občanských průkazů nebo cestovních dokladů, který je zakotven zákonem č. 328/199 Sb., o občanských průkazech a zákonem č. 329/1999 Sb., o cestovních dokladech. Z uvedeného zákazu platí pouze dvě výjimky. První výjimkou by byla situace, kdy sám držitel dokladu vyjádří výslovný a dobrovolný souhlas s pořízením jeho kopie. Druhou jsou pak případy pořizování kopií upravené zvláštním právním předpisem nebo mezinárodní smlouvou, kterou je Česká republika vázána.
Stejně tak, jako je nutné získané osobní údaje shromažďovat pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu, platí, že správce osobních údajů může získané osobní údaje zpracovávat jenom v souladu s účelem, ke kterému byly shromážděny. Legitimním účelem zcela jistě ochrana majetku. Naopak za oprávněný účel by nebylo možné považovat například kontrolu výkonu činnosti zaměstnanců v dané budově.
Dalším neopomenutelným faktem je to, že podle zákona o ochraně osobních údajů je možné osobní údaje návštěvníků budov uchovávat pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování. Obvykle se v těchto případech jedná o dobu nanejvýš několika týdnů.
Na závěr uveďme, že správce osobních údajů by neměl podcenit zabezpečení získaných osobních údajů, neboť zákon mu stanovuje povinnost zabezpečit osobní údaje proti neoprávněnému nebo nahodilému přístupu v rozsahu tohoto zákona.
Evidence návštěvníků při vstupech do budov a kopírování dokladů
20.7.2016
Nezařazené
No Comments
Jaroslav Tajbr
Úřad pro ochranu osobních údajů zveřejnil nedávno stanovisko, ve kterém se vypořádává s otázkou evidence návštěvníků při vstupech do budov a kopírování jejich dokladů. Zásadní roli v těchto otázkách dle stanoviska hraje účel.
Pravděpodobně každý z nás se snad již alespoň jednou za život setkal se situací, kdy po nás při vstupu do určitých prostor resp. budov bylo vyžadováno poskytnutí části našich osobních údajů, a to především našeho jména a příjmení a také jména osoby, za kterou jdeme. Z pohledu Úřadu pro ochranu osobních údajů je vyžadování takovýchto identifikačních údajů ve zmíněném rozsahu zcela legitimní v případě návštěvy budov, které nejsou běžně určeny k návštěvám veřejností (kancelářské budovy, výrobní zařízení apod.). Vlastník budovy takto dle úřadu jen uplatňuje právo chránit svůj majetek a bezpečnost způsobem, který je přiměřený charakteru dané budovy a dalším okolnostem.
Dále pak platí, že zpracování výše uvedených osobních údajů v daném rozsahu je v souladu se zákonem č.101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, pokud je toto zpracování prováděno za účelem následné identifikace návštěvníka pro případ mimořádné události přímo či nepřímo související s pobytem návštěvníka v dané budově. Může se zde jednat například o vznik majetkové škody nebo bezpečnostní incident.
Nicméně, je nutné dodat, že dle názoru regulátora je již za hranicí přípustnosti od návštěvníků vyžadovat bez náležitého konkrétního důvodu navíc další osobní údaje (adresa bydliště apod.). Tím by už mohlo dojít k porušení výše zmíněného zákona o ochraně osobních údajů. Zákon totiž stanoví, že je možné shromažďovat pouze osobní údaje odpovídající stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění tohoto účelu. K porušení zákona by tak docházelo také pořizováním a uchováváním kopií nejrůznějších druhů dokladů a jiných listin v držení fyzických osob, neboť tyto dokumenty obsahují zpravidla další osobní údaje, jako je například podpis držitele, jeho rodinný stav atd.
V této souvislosti je vhodné zmínit existenci obecného zákazu pořizování kopií občanských průkazů nebo cestovních dokladů, který je zakotven zákonem č. 328/199 Sb., o občanských průkazech a zákonem č. 329/1999 Sb., o cestovních dokladech. Z uvedeného zákazu platí pouze dvě výjimky. První výjimkou by byla situace, kdy sám držitel dokladu vyjádří výslovný a dobrovolný souhlas s pořízením jeho kopie. Druhou jsou pak případy pořizování kopií upravené zvláštním právním předpisem nebo mezinárodní smlouvou, kterou je Česká republika vázána.
Stejně tak, jako je nutné získané osobní údaje shromažďovat pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu, platí, že správce osobních údajů může získané osobní údaje zpracovávat jenom v souladu s účelem, ke kterému byly shromážděny. Legitimním účelem zcela jistě ochrana majetku. Naopak za oprávněný účel by nebylo možné považovat například kontrolu výkonu činnosti zaměstnanců v dané budově.
Dalším neopomenutelným faktem je to, že podle zákona o ochraně osobních údajů je možné osobní údaje návštěvníků budov uchovávat pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování. Obvykle se v těchto případech jedná o dobu nanejvýš několika týdnů.
Na závěr uveďme, že správce osobních údajů by neměl podcenit zabezpečení získaných osobních údajů, neboť zákon mu stanovuje povinnost zabezpečit osobní údaje proti neoprávněnému nebo nahodilému přístupu v rozsahu tohoto zákona.